Melhorar a produtividade e economizar custos é o grande foco das empresas, e para isso elas podem contar com diversas ferramentas que auxiliam na gestão de processos e ajudam a trazer resultados positivos. Mas você sabe o que é BPM e como ela pode melhorar seus processos e trazer economias?
Com o apoio da empresa de pesquisas GfK, o Índice de Automação do Mercado Brasileiro, criado pela Associação Brasileira de Automação-GS1 Brasil, mostra que de 2018 a 2019 o uso de tecnologia interna nas empresas brasileiras aumentou 4%. E o número deve aumentar significativamente este ano.
Muitas empresas perceberam que a adoção de soluções que ajudem a agilizar os processos é essencial para superar os momentos difíceis e passar pelos estágios positivos. A ideia é que o tempo gasto em processos repetitivos com diferentes níveis de aprovação seja substituído por questões estratégicas.
É pensando nisso que cada vez mais as empresas têm investido no BPM (Business Process Management).
Mas o que é BPM?
BPM (Business Process Management ou Gestão de Processos de Negócio) é um conjunto de práticas voltadas para a melhoria contínua dos processos da empresa. O objetivo dessa ferramenta é integrar a estratégia da organização às expectativas e necessidades do cliente.
Por meio do gerenciamento de processos as organizações podem analisar, definir, executar, monitorar e gerenciar processos de forma mais eficaz, ganhando competitividade no mercado.
O BPM permite a substituição de solicitações, aprovações e procedimentos em planilhas ou papel por processos com formulários e fluxos que auxiliam o gerenciamento das necessidades em todas as áreas, aumentando a transparência e agilidade.
O BPM CBOK® - um sistema de conhecimento desenvolvido pela Association of Business Process Management Professionals (ABPMP), que é o principal material de referência para a gestão global de processos - trata o BPM como uma disciplina gerencial, ou seja, uma série de práticas e princípios de gestão aplicáveis aos processos.
Ou seja, BPM é uma capacidade da organização!
Como fazer a Gestão de Processos (BPM)
A Gestão de Processos pode ser dividida em 5 etapas:
1. AS IS
Compõe o processo de investigação e mapeamento da organização. Idealmente, este é um momento de colaboração e traz todos para um círculo de diálogo, de modo a realizar a troca de experiências que só o contato visual pode proporcionar.
O estado atual do processo de mapeamento pode identificar qual parte do processo "causa dor para a empresa", por isso será crucial na próxima etapa.
2. TO BE
Agora é a hora de transformar os processos da empresa. Com base no processo previamente determinado na fase AS-IS, o processo é desenhado com as melhorias que devem ser implantadas. Portanto, o processo irá melhorar seu nível de desempenho e trazer muitos resultados para a organização!
3. Implementação
A fase de implementação consiste em colocar em prática os conteúdos concebidos no TO-BE. Para tanto, é necessário ter conhecimentos de gestão de projetos e fornecer todo o suporte necessário para a implementação do novo processo. Isso inclui o gerenciamento de mudanças organizacionais e o gerenciamento de partes interessadas. Portanto, os riscos ao negócio podem ser reduzidos.
4. Monitoramento
Monitorar é acompanhar o desempenho dos processos para ver se eles funcionam conforme o esperado ou precisam de revisão. Se você usar a visão ponta a ponta no processo de conversão, provavelmente sentirá a necessidade de um sistema de indicador de desempenho (KPI). O sistema demonstrará a contribuição de cada parte do processo com o todo por meio de um diagrama de causa e efeito.
5. Gestão da Performance
Kaplan e Norton, os autores da metodologia BSC, já diziam que “o que não é medido não é gerenciado”. Conforme mencionado anteriormente, ter um sistema de indicadores de performance tornará possível medir o desempenho de forma mais rápida e simples. Isso ocorre porque o sistema demonstra a relação causal de tempo entre os indicadores, tornando-os significativos, ao invés de apenas listar as métricas.
Vantagens de utilizar BPM
A gestão dos processos é contínua e deve ser monitorada regularmente, a fim de ter melhorias durante o processo, de forma a orientar a empresa a aprimorar a gestão dos processos e gerar novos benefícios. Após implementar o BPM corretamente, a empresa observará algumas melhorias internas, como:
Transparência nos processos
Todos os colaboradores conhecem o processo e podem realizar as atividades com maior qualidade e aderência aos objetivos da empresa. Isso melhora a comunicação interna entre os colaboradores e estabelece uma cultura de empatia: as pessoas começam a ver seu próprio trabalho refletido no trabalho dos outros e, assim, se sentem mais motivadas para trabalhar.
Maior controle
O BPM prevê o estabelecimento de indicadores de desempenho para mostrar a performance da empresa em relação aos seus processos, promovendo, assim, um melhor controle de qualidade. Esses indicadores são uma forma simples e direta de monitorar o desempenho dos processos e controlar o andamento das atividades da empresa. Desta forma, você saberá a hora certa de agir.
Aumento da produtividade
Eliminar barreiras, simplificar os processos de trabalho e aumentar a visibilidade dos funcionários pode ajudar a aumentar a produtividade da equipe. Ter um processo padronizado e reconhecido por todos na organização é um passo importante, pois acertar na primeira vez pode evitar retrabalhos e desvios de comunicação.
Portanto, é muito interessante usar o diagrama de causa e efeito para construir um sistema de desempenho para o processo. O sistema mostrará a visão e explicará como cada parte ajudará a atingir os indicadores produzidos pelo processo, comprovando a saúde dos indicadores.
Automação
A automação do processo repetitivo traz maior flexibilidade ao processo, pois pode determinar automaticamente a prioridade do trabalho e direcioná-la diretamente. Isso permite que as pessoas tomem melhores decisões e dá visibilidade aos processos, tornando-os amplamente conhecido e mais alinhados com a organização.
Resultados rápidos
Conforme o fluxo de trabalho se torna mais fluido, os processos da empresa se tornam mais ágeis. As organizações com BPM podem entregar mais produtos em menos tempo, aumentar a satisfação e criar valor para os clientes.
Eficiência
A informatização do processo e um melhor entendimento de como executá-lo, leva a uma equipe mais eficiente, portanto, diante dos desafios do mercado, as empresas são mais eficientes.
Redução de custos
Conforme os processos se tornam mais eficientes e com melhores resultados, os custos operacionais são reduzidos. As empresas que conhecem bem seus processos terão mais insights sobre como reduzir custos e obter benefícios reais por meio das operações de negócios, o que as tornará mais competitivas.
Segurança
Por meio da automação de processos, a segurança da informação é maior. A tecnologia atingiu um nível de inovação, onde a proteção e criptografia de dados se tornaram a melhor forma de armazenar informações da empresa. Portanto, você pode tomar decisões mais seguras sobre seus negócios e evitar distorção de dados.
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